Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten, wenn Sie an Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinaren (nachfolgend: „Online-Meetings“) der Deutschen Aidshilfe e.V. teilnehmen.

I. Verantwortlicher

Deutsche Aidshilfe e.V.
Wilhelmstr. 138
10963 Berlin

Datenschutzbeauftragter: Kay Hoffmann, datenschutz@dah.aidshilfe.de

II. Zweck und Umfang der Verarbeitung

Um Online-Meetings durchzuführen und für Sie attraktiv zu gestalten, setzen wir verschiedene Dienste von Drittanbietern ein. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, in welcher Form eine Datenverarbeitung bei Nutzung der einzelnen Dienste durch uns erfolgt.

1. Zoom

Die Durchführung von Online-Meetings erfolgt über „Zoom“. Anbieter: Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113, USA.

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum/zur Benutzer*in: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Online-Meeting können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung auch die gestellten Fragen von Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Online-Meeting, Umfragefunktion in Online-Meeting) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Die in „Online-Meeting“-Tools wie „Zoom” bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist deaktiviert.

Datenschutzerklärung von Zoom: https://explore.zoom.us/docs/de-de/privacy.html

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Zum Schutz Ihrer Daten haben wir von der EU-Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln mit dem Unternehmen vereinbart, die Sie in Kopie hier einsehen können: https://explore.zoom.us/docs/doc/Zoom_Pre-Signed_Standard_Contractual_Clauses_with_DocuSign_Fields.pdf

2. Mentimeter

Um mit unseren Teilnehmenden an Online-Meetings Abstimmungen und Umfragen durchführen zu können, setzen wir Mentimeter ein. Anbieter: Mentimeter AB, Tulegatan 11, 113 86, Stockholm, Schweden.

Mentimeter verarbeitet Gerätedaten (z.B. IP-Adresse, ungefährer geografischer Standort), um Nutzer*innen eine Abstimmung oder eine Antwort auf Umfragen zu ermöglichen. Für den Fall, dass Sie bei der Beantwortung einer Umfrage Ihre E-Mail-Adresse angegeben haben, wird auch diese verarbeitet. Ferner verarbeitet Mentimeter Cookie-Informationen zu Marketingzwecken und um angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergreifen zu können. Informationen hierzu stellt Mentimeter in seiner Cookie-Richtlinie bereit: https://www.mentimeter.com/cookie-policy

Datenschutzerklärung von Mentimeter: https://www.mentimeter.com/privacy

3. Conceptboard

Online-Meetings gestalten wir ansprechend und interaktiv mit einem digitalen Whiteboard von Conceptboard. Anbieter: Conceptboard Cloud Service GmbH, Mansfelder Str. 56, 06108 Halle (Saale).

Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind Personenstamm- und Kontaktdaten (z.B. Name, Email), Gerätedaten (z.B. IP-Adresse), Inhaltsdaten auf den Whiteboards, diese können je nach Nutzung auch personenbezogene Daten enthalten.

Datenschutzerklärung von Conceptboard: https://conceptboard.com/de/privacy/

III. Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Deutschen Aidshilfe e.V. verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

IV. Bereitstellung von Daten

Für eine Teilnahme an Online-Meetings ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, personenbezogene Daten zur Verfügung stellen.

V. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung nehmen wir nicht vor.

VI. Rechte betroffener Personen

Werden personenbezogene Daten des Nutzers verarbeitet, ist er betroffene Person im Sinne der DSGVO. Betroffenen Personen stehen die folgenden Rechte zu:

Recht auf Auskunft: Die betroffene Person hat das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, so hat die betroffene Person ein Recht auf unentgeltliche Auskunft sowie auf eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind.

Recht auf Berichtigung: Die betroffene Person hat das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung: Die betroffene Person hat das Recht, nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen eine unverzügliche Löschung sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Die betroffene Person hat das Recht, nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen eine Einschränkung der Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder eine Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Recht auf Widerspruch: Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e) oder f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so hat die betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Recht auf Widerruf: Die betroffene Person hat das Recht, ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Recht auf Beschwerde: Die betroffene Person hat das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Stand der Datenschutzhinweise: 19.10.2021