Informationspflichten zur Veranstaltungsteilnahme

Informationspflichten gem. Art. 13 DSGVO bei Erhebung von personenbezogenen Daten für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen der Deutschen Aidshilfe (DAH).

Die DAH verarbeitet personenbezogene Daten von Teilnehmenden, Honorarkräften und Interessierten zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Deutsche Aidshilfe e.V.
Geschäftsführung Silke Klumb und Peter Stuhlmüller
Geschaeftsfuehrung@dah.aidshilfe.de
Wilhelmstr. 138
10963 Berlin

Datenschutzbeauftragter: Kay Hoffmann
Datenschutz@dah.aidshilfe.de
Wilhelmstr. 138
10963 Berlin

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Wir nutzen folgende Daten von Ihnen:

  • Name, Vorname, Adresse, Kommunikationsdaten, Angaben zur Volljährigkeit
  • Angaben zur Zielgruppenzugehörigkeit bei Bedarf
  • Name und Adresse der entsendenden Stelle
  • freiwillige Angaben zu bestimmten Serviceangeboten (Kinderbetreuung, Verpflegung, Übernachtung, spezifische Betreuungsangebote)

Was ist der Zweck der Verarbeitung?
Zweck der Datenverarbeitung ist die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen der DAH im Sinne des Vereinszwecks.

Die Verarbeitung der Daten beinhaltet auch die Weiterleitung von Daten an zuwendungsgebende Einrichtungen (z. B. BZgA) zur Beantragung und Abrechnung von Zuwendungen, die die DAH von diesen Einrichtungen erhält.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Organisation, Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltungen zwingend notwendig. Die Verarbeitung Ihrer Daten zur Abrechnung von Zuwendungen ist für die DAH gesetzlich verpflichtend. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben möchten, können Sie die Angebote der DAH (Veranstaltungen und Seminaren) nicht nutzen.

An wen werden die Daten weitergeleitet?
Die Daten werden intern zu Organisations- und Verwaltungszwecken an die zuständigen Fachbereiche, die Finanzbuchhaltung, die Seminarorganisation, die Projektabrechnung und die IT Abteilung weitergeleitet.

Die Daten oder Teile der Daten werden extern an die die Veranstaltung betreuenden oder leitenden Referent_innen oder Honorarkräfte, Beherbergungseinrichtungen wie Hotels oder Tagungshäuser, IT-Dienstleister, Telekommunikationsdienstleister, Logistikdienstleister, Steuerunternehmen, Geldinstitute und Entsorgungsunternehmen weitergeleitet.

Zum Zweck der Abrechnung von Zuwendungen durch zuwendungsgebenden Stellen und Einrichtungen – z. B. BZgA – werden die Daten oder Teile der Daten an die entsprechenden zuwendungsgebenden Stellen oder Einrichtungen weitergeleitet.

Was ist die Rechtsgrundlage?
Rechtsgrundlage ist im Falle der Verarbeitung personenbezogener Daten zum Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen Art. 6 Abs. 1 lit. b und ggf. Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO. Im Falle der weiteren Verarbeitungen erfolgt die Verarbeitung in Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zum Zweck der Beantragung und Abrechnung von Zuwendungen für die DAH sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und ggf. Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO i. v. m. § 44 BHO (BZgA).

Wie lange werden die Daten gespeichert?
Personenbezogene Daten speichern wir so lange, wie es für die Erfüllung des Zwecks, zu dem sie erhoben wurden, erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

Welche Rechte haben Sie?
Ihre Rechte können Sie uns gegenüber ausüben, indem Sie sich auf einem der oben genannten Wege an uns wenden.

Recht auf Bestätigung
Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Recht auf Auskunft
Sie können eine unentgeltliche Auskunft darüber verlangen, welche Daten über Sie gespeichert sind.

Recht auf Berichtigung
Sie können die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten verlangen, die Sie betreffen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie zudem das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
Sie können verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, wenn dies gesetzlich zulässig ist.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn dies gesetzlich zulässig ist.

Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns als Verantwortliche, denen die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern Sie die Daten auf der Grundlage einer Einwilligung oder zur Erfüllung eines Vertrages bereitgestellt haben.

Widerspruchsrecht
Wenn wir Daten auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen verarbeiten, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen.

Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
Sie haben das Recht, ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, bei der Aufsichtsbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Friedrichstr. 219, 10969 Berlin.